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企業(yè)ERP項(xiàng)目管理失控的表現(xiàn)及控制點(diǎn)解析

    作者：宏拓新軟件
    發(fā)布日期：2024-12-16         
閱讀：20     
 
 
項(xiàng)目經(jīng)理常見的缺陷是缺乏大型企業(yè)項(xiàng)目管理失控系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，如果項(xiàng)目經(jīng)理缺少掌控全局的能力，再加上對企業(yè)管理理解有限，就*不能清楚地界定自己的需求，所以ERP項(xiàng)目是否了明確有效的目標(biāo)和范圍，是項(xiàng)目實(shí)施中的一大關(guān)鍵。 


      黃尚這幾天煩躁得直想罵人，忙碌于四處救火的他差點(diǎn)處于崩潰狀態(tài)。黃尚是公司ERP項(xiàng)目實(shí)施負(fù)責(zé)人，他所負(fù)責(zé)的ERP項(xiàng)目正處于失控的邊緣狀態(tài)。項(xiàng)目計(jì)劃處于不受控狀態(tài)，上線時間無限期延期，成本支，團(tuán)隊(duì)成員心情浮躁，凝聚力低。他把自己困在煙霧彌漫的辦公室里，猛吸一口香煙，痛苦的雙手抱著頭，在思考著一個問題：ERP項(xiàng)目實(shí)施為什么會走到失控這一步？原因究竟是什么呢？        企業(yè)ERP項(xiàng)目管理失控的六種表現(xiàn)        實(shí)施ERP項(xiàng)目管理過程中，稍有不慎就*失控主要表現(xiàn)在以下六個方面：        1、項(xiàng)目經(jīng)理不能掌控全局        項(xiàng)目管理常見的缺陷是缺乏大型ERP系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，如果項(xiàng)目經(jīng)理缺少掌控全局的能力，再加上對企業(yè)管理理解有限，就*不能清楚地界定自己的需求，所以ERP項(xiàng)目是否了明確有效的目標(biāo)和范圍，是項(xiàng)目實(shí)施中的一大關(guān)鍵。企業(yè)總想花較少的錢辦較多的事，項(xiàng)目目標(biāo)過大、過多、范圍過寬，而ERP項(xiàng)目本身是一個高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，過多的目標(biāo)、過寬的范圍對駕馭控制項(xiàng)目都是為重大的挑戰(zhàn)。        2、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行乏力        企業(yè)執(zhí)行ERP項(xiàng)目計(jì)劃往往朝令夕改，毫無確定性。其中重要的原因是企業(yè)往往低估了實(shí)施的難度，安排計(jì)劃不切實(shí)際，執(zhí)行過程中又嚴(yán)重缺乏執(zhí)行力度，往往計(jì)劃只具有理論上可行性，而一旦付諸實(shí)施，則不能被嚴(yán)格執(zhí)行。        3、人員流動大，人力資源管理失控        任何項(xiàng)目都需要人來做，而ERP項(xiàng)目較需要高素質(zhì)的人才參與。目前的大部分ERP項(xiàng)目過程中都會或多或少發(fā)生成員變動，甚至有的變動率過百分之五十。面對煥然一新的項(xiàng)目組成員，將會對原有ERP項(xiàng)目產(chǎn)生很多問題，項(xiàng)目中人力資源的管理問題需要進(jìn)一步得到解決。        所以，ERP項(xiàng)目人力資源管理就是在對項(xiàng)目目標(biāo)、規(guī)劃、進(jìn)展以及各種變量進(jìn)行有序的分析、規(guī)劃基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目過程中的所有相關(guān)人員給予有效的協(xié)調(diào)、控制和管理。同時，項(xiàng)目管理中團(tuán)隊(duì)組建完成并不等于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的完成，團(tuán)隊(duì)建設(shè)是伴隨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整個生命周期的活動，團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動包括為提高團(tuán)隊(duì)運(yùn)作水平而進(jìn)行的管理和采用的措施。        4、時間管理嚴(yán)重滯后和失控        實(shí)施ERP是個龐大的管理和系統(tǒng)綜合性項(xiàng)目，過程控制主要是體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施過程中的時間控制。       包括控制項(xiàng)目實(shí)施過程中各階段投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)所用的時間，使之盡可能達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃要求。當(dāng)一個切實(shí)可行的總體實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)被和批準(zhǔn)以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個重要的問題。根據(jù)在許多項(xiàng)目中的實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，基本上可以這樣講，很少有一個項(xiàng)目是按照實(shí)施計(jì)劃預(yù)定的時間來進(jìn)行的，所以的時間管理就顯得非常重要。        5、項(xiàng)目成本管理失控，嚴(yán)重出預(yù)算        項(xiàng)目成本是評價一個項(xiàng)目是否成功的一個關(guān)鍵因素，所以成本的變化將直接影響項(xiàng)目的成功。因此，ERP實(shí)施的關(guān)鍵問題就在于如何有效的在預(yù)期成本下達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。往往的情況是項(xiàng)目經(jīng)理在開始不注重有效控制成本，而到項(xiàng)目實(shí)施一段時間之后，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算已經(jīng)不能保證項(xiàng)目的完成了，或者半途而廢，或者追加投入，而追加投入又會遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項(xiàng)目開始之**定盡量準(zhǔn)確的做出項(xiàng)目預(yù)算，避免在途中因資金影響項(xiàng)目進(jìn)展。方法是分階段進(jìn)行成本評估，當(dāng)每個階段都能夠在成本控制范圍之內(nèi)，那么較終的項(xiàng)目一定保證在成本范圍內(nèi)成功，當(dāng)出現(xiàn)項(xiàng)目費(fèi)用出預(yù)算成本的時候要及時調(diào)整，確保總體成本控制在范圍之內(nèi)。        6、未能有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制        實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)控制可以分為四個步驟：識別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程與狀態(tài)。識別風(fēng)險(xiǎn)主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。在識別風(fēng)險(xiǎn)的同時，需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)和正面效應(yīng)。衡量風(fēng)險(xiǎn)主要是對識別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風(fēng)險(xiǎn)的重要性和處理風(fēng)險(xiǎn)的**次序。        管理風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)控制中較為直接，也是較為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風(fēng)險(xiǎn)過程中，需要對風(fēng)險(xiǎn)的正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會)增強(qiáng)措施，對風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面效應(yīng)(即可能的威脅)應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險(xiǎn)，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理**次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。ERP幾乎是與失敗陰影伴隨而生的，沒有一個企業(yè)希望這個陰影降臨在自己頭上。因此，必須重視強(qiáng)化實(shí)施過程中的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。        ERP項(xiàng)目管理精要        根據(jù)筆者多年實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn)，無法正確認(rèn)知ERP和界定ERP項(xiàng)目管理中的主要內(nèi)容成為眾多ERP項(xiàng)目失敗的誘因。ERP項(xiàng)目具有項(xiàng)目管理的一般內(nèi)容，諸如目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量等內(nèi)容。        項(xiàng)目管理是ERP項(xiàng)目的**，一般都強(qiáng)調(diào)對項(xiàng)目計(jì)劃、成本、風(fēng)險(xiǎn)、資源等幾大要素的良好控制與預(yù)防。這幾點(diǎn)只要是項(xiàng)目經(jīng)理都知道，可項(xiàng)目結(jié)果卻千差萬別，所以提高ERP項(xiàng)目管理水平迫在眉睫。        針對如何做好ERP項(xiàng)目管理，應(yīng)確立整體規(guī)劃，分步實(shí)施的原則。為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo)，應(yīng)對ERP項(xiàng)目所有方面進(jìn)行計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控。筆者認(rèn)為從以下幾個方面來展開：        **，首先將項(xiàng)目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目啟動、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運(yùn)行等。如果要想深度管好一個ERP項(xiàng)目，每一大環(huán)節(jié)需要做哪些事要盡量細(xì)化，僅僅是一些大的原則是不夠的，還有很多要考慮的問題。       盲目的開端必然注定著悲劇性的結(jié)果。在項(xiàng)目開始前的準(zhǔn)備工作非常重要，不能過于隨意，否則整個項(xiàng)目的進(jìn)程將會受到很大的影響，挽回難于登天。           *二，第一步的基礎(chǔ)上將所有問題列成清單，每一個問題都必須要有相應(yīng)的應(yīng)對方案。例如在項(xiàng)目開始時對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估，并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)。在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項(xiàng)目的整體范圍。根據(jù)項(xiàng)目期望和目標(biāo)以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估，明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。最后針對項(xiàng)目時間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，落實(shí)和執(zhí)行此計(jì)劃。        有位管理大師說過，項(xiàng)目成功管理者必須做好三件事情，就是確定，分配和追蹤任務(wù)。簡單來說，ERP項(xiàng)目管理也可以概括為這三個方面：將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段進(jìn)行時間計(jì)劃；監(jiān)督和控制每一個小階段的時間計(jì)劃可行性，監(jiān)督和控制按照計(jì)劃的資源投入；監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。        成功ERP項(xiàng)目管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)        一個ERP實(shí)施項(xiàng)目牽涉的面很廣。從大的方面說，包括軟件、硬件和服務(wù)，是一個浩大的系統(tǒng)工程。從小的方面說，項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、資源調(diào)配、控制和協(xié)調(diào)，都是項(xiàng)目成功不可缺少的條件。這里分享幾個值得注意的關(guān)鍵控制點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)。        1、項(xiàng)目時間表的重要性        ERP實(shí)施是一個長期的項(xiàng)目，在此過程中會涉及到各種資源，也會涉及到任務(wù)的分解，而且大部分事情都有一個先后次序的要求，因此時間的分配和控制必須好。而實(shí)際操作中，常常會出現(xiàn)一味在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時求快，甚至是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為項(xiàng)目里程碑，將對項(xiàng)目的控制造成很大壓力。        另一方面，事實(shí)上很多項(xiàng)目的失敗，正是起因于項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)拖延，而導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣低落，效率低下。因此，ERP項(xiàng)目實(shí)施的時間管理，需要充分考慮各種潛在因素，適當(dāng)留有余地；在執(zhí)行過程中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目按進(jìn)度執(zhí)行的重要性，在考慮任何問題時，都要將保持進(jìn)度作為先決條件；同時，合理利用趕工及跟進(jìn)等方法，以充分利用資源。        2、人力資源的重要性        ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施當(dāng)然離不開人力資源的**體系，在人力資源方面企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該成立一個自上而下的項(xiàng)目組織。項(xiàng)目的人力資源管理，首先是明確每一項(xiàng)任務(wù)由哪些人來完成，在此基礎(chǔ)上形成項(xiàng)目的人力資源矩陣。        有一句大白話，一切問題較終都會歸結(jié)到人上。可見ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中的人力資源管理是多重要。因此，實(shí)施團(tuán)隊(duì)的好壞是項(xiàng)目實(shí)施成敗的關(guān)鍵。在一個ERP項(xiàng)目中，30%的時間和精力在做技術(shù)，70%時間是花在做人的工作上，所以人力資源管理是ERP項(xiàng)目管理中的**部分，我們在做項(xiàng)目時萬萬不可小視。        3、接下來就是項(xiàng)目的內(nèi)在部分：項(xiàng)目的質(zhì)量管理。        一般來說，達(dá)到目標(biāo)要求并出目標(biāo)期望，這就是項(xiàng)目的質(zhì)量要求。通俗一點(diǎn)說，我們經(jīng)常說項(xiàng)目的高質(zhì)量實(shí)施，就是對滿意度的實(shí)施。       如何才能達(dá)到高滿意度？其實(shí)這是一個很難界定的標(biāo)準(zhǔn)。筆者認(rèn)為，首要的前提是對項(xiàng)目的目標(biāo)/需求范圍有一個清晰的界定，這是談項(xiàng)目實(shí)施高質(zhì)量的前提。在此基礎(chǔ)上，才是企業(yè)對產(chǎn)品滿意，產(chǎn)品包含軟件本身，以及軟件技術(shù)。然后是對實(shí)施顧問和實(shí)施過程的滿意。產(chǎn)品、技術(shù)、實(shí)施，三個方面構(gòu)成ERP實(shí)施項(xiàng)目質(zhì)量的范圍和具體內(nèi)容。我們需要在這三個方面采取措施建立質(zhì)量監(jiān)督措施，加強(qiáng)質(zhì)量的控制。          4、獎勵機(jī)制的建立        ERP項(xiàng)目實(shí)施是一個龐大的系統(tǒng)工程，可謂牽一發(fā)而動全身。實(shí)施小組成員在完成已有任務(wù)的同時，無形中又增加了學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、討論、分析與收集資料、整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、規(guī)范流程與數(shù)據(jù)等許多工作。因此，必須建立起一套行之有效的獎懲機(jī)制，才能有效調(diào)動起實(shí)施人員的積性。在適當(dāng)?shù)臅r候，項(xiàng)目**小組應(yīng)對有**貢獻(xiàn)的人和部門給予特別嘉獎。        5、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理        為什么擺在最后，是因?yàn)橐陨细鱾�因素都存在著大量的不確定性。范圍不確定，時間不確定，人力資源變更，質(zhì)量問題等等都會影響到項(xiàng)目目標(biāo)。而項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理，就是要對以上項(xiàng)目的因素存在的不確定性進(jìn)行管控。具體來說，就是采取規(guī)避、轉(zhuǎn)移、接受、利用等等方式，排除對項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的不確定性，進(jìn)而保證項(xiàng)目的有序進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)管理一直是ERP項(xiàng)目管理中的和難點(diǎn)問題。簡單說，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理就是對ERP實(shí)施過程中存在的各種項(xiàng)目重大要素諸如范圍、時間、人員等進(jìn)行管理。        從ERP項(xiàng)目立項(xiàng)開始，項(xiàng)目管理是否失控是所有項(xiàng)目經(jīng)理的心頭之痛。ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，所有的因素都有可能使ERP不斷改變，如果不能有效處理這些變更，項(xiàng)目計(jì)劃必將會一再調(diào)整，交付日期也會隨之一再拖延，項(xiàng)目成員的士氣也將越來越低落，這些都將直接導(dǎo)致ERP項(xiàng)目成為沙堆危樓。而所有這一切，決定了項(xiàng)目管理者必須擁有高的管理技巧。  
 

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